企業が導入すべき「リファラル採用」のメリットと導入の手順

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日本国内では深刻な人手不足が続くなか、採用活動に苦戦を強いられている企業も少なくありません。そのような背景もあり、従来の採用方法とは異なる「リファラル採用」が注目されています。

今回の記事では、リファラル採用とはどのような採用方法なのか、企業にとってのメリットを紹介するとともに、導入する際の手順や注意点もあわせて解説します。

現代的な採用スタイル「リファラル採用」とは

「リファラル」とは、“紹介”や“推薦”といった意味の言葉です。つまりリファラル採用とは、「自社の社員からの紹介や推薦によって新たな人材を採用する手法」のことを指します。従来の方法に比べて採用コストを削減できるという点でも、注目されている採用方法です。

近年、人手不足が続く社会情勢のなかで、求人サイトや転職エージェントなどへ募集をかけても候補者が集まりにくい状況といえます。そこで、少しでも採用コストを削減するために、社員から候補者を紹介してもらうリファラル採用が多くの企業から注目されています。

リファラル採用と縁故採用は何が違う？

社員からの紹介や推薦で人材を採用するという意味では、縁故採用を連想する方も多いことでしょう。そのため、リファラル採用と縁故採用は混同されやすいですが、両者には明確な違いがあります。

まず、縁故採用とは、経営者や経営幹部などの血縁者、または、何らかの関係性を持った人物を採用する手法です。そのため、企業にしてみれば、縁故採用では必ずしも自社に必要なスキルや経験を持った人材が採用されるとは限りません。

一方、リファラル採用の候補者は、社員が「推薦」する人物です。そのため自社が求めるスキルや経験を満たしているか、候補者の適正を見極めたうえで人材を採用できます。

企業にとってのリファラル採用のメリットと注意点

採用の新スタイルとして注目されているリファラル採用ですが、流行だからという理由だけで導入するのは要注意です。企業に合った採用スタイルかどうかを見極めるためにも、「メリット」と「注意点」をしっかりと確認しておきましょう。

リファラル採用のメリット

採用コストが削減できる

社員からの紹介や推薦であれば、求人サイトや転職エージェント、人材紹介サービスといった媒体への費用が一切かかりません。その結果、従来の一般的な採用方法に比べて採用コストが削減できるでしょう。

採用のマッチング精度が向上する

社員から候補者に企業を紹介する過程において、社内の雰囲気や仕事内容などを事前に説明している場合があります。その結果、入社後のギャップが防げるため、採用におけるマッチング精度の向上が期待できます。

人材の定着率向上につながる

採用のマッチング精度が向上すると、自社の社風や業務内容を十分理解した候補者が入社するため、人材の定着率向上にもつながります。

採用プロセスの簡略化

従来の選考過程では、集団の会社説明会やオフィス見学を開催するため、募集や準備、当日の会場整備など多くのプロセスを踏む必要がありました。一方リファラル採用では、個別に説明会やオフィス見学を行うため、説明会参加者募集に時間を費やす必要がないケースが多く、採用プロセスを簡略化できます。

リファラル採用を行う際の注意点

紹介者である社員および候補者に対する十分な説明を行う

リファラル採用は社員からの紹介を受けたからといって、採用を確約するものではありません。紹介者である社員および候補者に対しては、事前に採用プロセスについて十分に説明を行い、理解してもらう必要があります。

もし、十分な説明がないまま不採用となった場合、紹介者である社員および候補者が会社に対して不信感を抱くことも考えられます。

社員の負担増大につながらないよう配慮する

リファラル採用を導入したことにより、社員の負担が増大し通常業務へ影響が及ばないよう十分な配慮が必要です。そこで、リファラル採用においては、社員はあくまでも「紹介」のみを行うのが一般的です。その後の面談や選考過程については、人事部門へ引き継ぐことで社員の負担を防げるでしょう。

抑えておきたい！リファラル採用の3つのステップ

リファラル採用にはさまざまなメリットがある一方で、注意すべきポイントもあることが分かりました。では今後、自社でリファラル採用を導入する場合、具体的にどのような順番で進めていけば良いのでしょうか。特に押さえておきたい3つのステップに分けて解説します。

１）プロジェクト担当者でスモールスタートする

リファラル採用という新たな採用方法を導入するためには、制度設計はもちろん、紹介者である社員に対してリファラル採用の制度に関する情報を広く展開しなければなりません。しかし、リファラル採用をいきなり全社で展開してしまうと、自社にマッチする候補者の人柄や求められるスキル・経験の定義が社員ごとにバラバラで、欲しい人材が集まりにくいといった問題が発生することも考えられます。

そこで、いきなり全社で展開するのではなく、まずは限られた部署やチーム内でスモールスタートし、問題点やそれに対する解決策を検討しながら進めていくことが重要です。例えば、リファラル採用の導入を推進しているプロジェクト内で試験的に開始し、その後徐々に対象部門やチームを拡大していくと良いでしょう。

２）リファラル採用の制度設計

プロジェクト内で一定の効果が出た場合、徐々に規模を拡大し、最終的には全社展開を図ります。ここで重要なのが、リファラル採用の制度設計です。特に、紹介者である社員にとっては、候補者を紹介し、実際に採用に至った場合、どのようなメリットがあるのかが気になるところです。

社員は通常業務と別に候補者の選定や紹介を行うことになるため、メリットがなければオーバーワークとなります。そのため、より多くの候補者を紹介してもらえるようインセンティブを含めた効果的な制度設計は不可欠といえるでしょう。

例えば、リファラル採用を運用している企業のなかには、候補者が採用に至った場合に紹介者に対してインセンティブを支払う制度を運用しているケースも存在します。

ただし、インセンティブ制度の運用次第では、職業安定法に抵触する可能性もあります。本来、企業に対して候補者を紹介した場合に報酬を得るためには、有料の職業紹介事業者として厚生労働大臣の許可を得なければなりません。しかし、リファラル採用のように、紹介した社員に対して給与や賃金として一定金額を支払うことは例外的に認められています。

そのためにも、具体的な金額や支払日などを制度化し、賃金規定および就業規則へ明記しておきましょう。

3）社内展開

リファラル採用を全社に展開する際には、その目的や制度の仕組みなどを十分に説明し、社員に理解してもらうことが重要です。具体的には、社員向けの説明会を開催したり、説明資料を配布したりするなどの方法が考えられるでしょう。

リファラル採用の社内展開にあたっては、社員に対して、以下の項目に重点をおいた説明をすると効果的です。

リファラル採用の目的

採用コストの削減はもちろんですが、マッチング精度が向上することにより人材の定着化を図ることなども説明しましょう。

採用を確約するものではないこと

紹介された候補者を必ず採用するものではなく、最終的には候補者の適正やスキルなどを見極めたうえで採用可否が決定することを説明しましょう。

インセンティブを含めた制度の詳細

給与として支払われるインセンティブの金額や条件、支払日などを明確に説明しましょう。制度が分かりにくかったり、条件があいまいであったりすると、トラブルに発展することもあるため注意が必要です。

社員の役割と人事担当者の役割の明確化

紹介者である社員は、あくまでも友人や知人などを企業に対して紹介するのみで、それ以降の採用プロセスについては人事部門などの担当者へ引き継がれることを明確にしておきましょう。

紹介後の流れ

社員は友人や知人に対して自社のリファラル採用を紹介する際、入社するまでのフローや順番について質問を受けることも想定されます。そのため、一連の採用プロセスについても事前に説明しておく必要があるでしょう。

リファラル採用の導入は、準備と計画が重要！

社員からの紹介を受けて人材採用につなげるリファラル採用は、従来の採用方法に比べて採用コストの削減が期待できるほか、マッチング精度が高まるなどのメリットもあります。その一方で、不採用となった場合に社員と応募者との間でトラブルに発展することも考えられるでしょう。そのため、リファラル採用の導入にあたっては社員に対して十分な説明が不可欠です。

リファラル採用も含めて採用活動は多様化しているなか、採用にかかるコストや時間に頭を悩ませている経営者や人事担当者も少なくありません。そのような問題の解決手段として、採用代行サービスの活用もおすすめです。

採用担当者の数が限られている企業や、リファラル採用に関するノウハウがない企業であっても、採用代行サービスを活用することでスムーズに運用できることでしょう。

参考：