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「長期インターンを始めてみたいけど、企業側は何を準備すれば…」
「企業側の注意点を書いた記事は沢山あるけど、実際にどのような問題が起きるのか知りたい」
このようなお悩みを抱えていらっしゃる皆様へ。
毎年20名ほどの長期インターン生が在籍している白潟総研なら、企業側の準備から実施中のトラブル解消まで、蓄積されたあらゆるノウハウを注意点としてご紹介できます…！
コンテンツ設計やインターンシップ実施に基づいた法的書類の準備などはもちろん、弊社で実際に起きた長期インターンシップトラブルケースを基にして、どのように回避できるかについてもお伝え！
この記事を読めば、長期インターンシップ実施の際の、注意点について網羅できること間違いなしです。
企業側の注意点を学び、出来る限り円滑で実りのある長期インターンシップを開催いたしましょう。
長期インターンシップの設計
こちらに関しては、以前こちらの記事でもご紹介させていただきました。
長期インターンシップを設計する際に、最も重要なのは「持続可能性のある事業」をインターン生にお任せするということです。上記の記事でも取り上げさせていただきましたが、弊社の知見によれば《学びがない事業だとすぐにやめてしまう》といった傾向があります。
つまり、
・採用関係の運用(スカウト打ちなど)
・Webコンテンツの運用(自社サイトの運営)
・入電作業
といった単調な作業ばかりを学生に任せるのはリスキーということですね。
そこでインターンシップ受け入れの際に企業側に求められるのが、インターン生がメインとなる「事業」を作るということ。ということで、設計時には長期インターン＝社員の手が回らない雑務という発想に陥らないよう、注意しましょう！
【企業側の注意点①】フォローアップをする部署・社員を決める
長期インターンで最も重要なのは、常に学生が学びを得やすい環境を企業側が整えてあげることです。
そのため、インターン生を担当する専任の部署や社員を決定しておくことが必要不可欠！
ですが、もちろん自身の担当業務も同時進行しなければいけないため、バランスを保つことが求められますよね。だからこそ、長期インターンシップを開催する前に、事前の業務調整を行うことや、インターン生が一早く自立して仕事が出来るよう、教育環境を作り上げることも求められます。
【企業側の注意点②】連絡手段の確保
連絡手段というのはインターンシップの期間に関係なく、緊急事態などに備えて確保することはある意味当然のことだと思います。しかし、長期インターンシップでは《特に》学生側の連絡手段をしっかり把握しておくことが特に重要なのです…
この記事でも後にご説明いたしますが、長期のインターンシップは《ええ、そんなことも起るの…》なんていうトラブルがちらほら出てきます。
そんなときに大切なのが連絡手段をきちんと確保しておくこと。
本人のはもちろん、緊急連絡先として自宅なども把握しておくと、連絡が繋がる可能性がグッと上がります。
【企業側の注意点③】インターンシップ開催にあたり用意すべき書類
長期インターンシップを実施する場合は、こちらの書類を必ず用意しましょう。
・契約書
・誓約書
連絡手段と同様に事前に準備しておくことが、後々のトラブル防止となります！
【契約書】
「プログラム内容」「期間や待遇」「携わる可能性のある業務」などを中心に記載しましょう。契約書は法的に必要なものではありませんが、トラブルを避けるためになるべく準備しておくことが求められます。
インターンシップが有給の場合、雇用契約書を準備しなければいけません。この場合は法的に必要なため、上記の内容＋「アルバイト契約」「業務委託契約」などの契約形態も明記した契約書を必ず用意しましょう。
【誓約書】
誓約書には、主に「情報漏洩に関する内容」を記載しましょう。近年はTwitterやInstagramを筆頭に機密情報を投稿してしまうという問題が多く見られます。そのため特にＳＮＳの扱いには、誓約書の時点から注意喚起を促す記述を入れることが求められます。
実りのあるインターンシップを開催するために…
【目的やゴールの共有】
意外と見落としがちなのがこちらの項目です。インターンシップとはいえ、期間中は学生も業務を担う訳ですから、出来る限り《なぜこの事業を行うのか？》《具体的にどういった数値を目標とするのか》等の共有を行うようにしましょう。目的やゴールを共有することによって、業務に対するモチベーションの向上や短期離職を防ぐことができます。
【積極的なフィードバック】
長期インターンシップに参加する学生というのは、基本的に何らかの成長意欲があって参加していることが殆どです。そのため出来るだけ長く学生の面倒を見る社員を設定し、適切な指導や積極的なフィードバックを心がけましょう。どのポジションの社員がインターン生をサポートするか事前に決めておくことが大切です。可能ならば現場に出ている社員も呼び込みましょう。
【パワハラやセクハラに注意】
近年では特に注目を浴びているこちらの問題。社内の円滑な人間関係の構築のために気を遣うことはもちろん、インターン生に対しても特に注意しましょう。パワハラやセクハラの怖い点は「その気がなくてもやってしまう」可能性があることです。仮にこのような問題がインターン生との間に生じてしまった場合、SNSに拡散され最終的には企業の信用問題に関わってしまう可能性も十分にあります。そのため長期インターンシップを実施する際は、改めてパワハラやセクハラに該当する言動、行動について再確認する時間を確保しましょう。
こんなことが実際に起きた！参考にしたいトラブルシューティング
弊社では、長年多くの学生たちに長期インターンシップとして力を貸していただいていますが、残念ながら一度もトラブルが無かった…なんてことはございません。
今回は弊社で実際にあったトラブルをいくつかご紹介させていただきますため、このような事態が起こりうることを想定しつつ、貴社の長期インターンシップ設計にぜひお役立てください。
Case.1「突然連絡が途絶える」
こちらはインターンシップを行っている、またはこれから行う予定がある企業が最も懸念していることの一つではないでしょうか。弊社でも例によって何度かこのような事態が発生してしまいました。
このようないわゆる”飛んでしまう”事態は、やはり避けられません。とはいっても突然業務を投げ出されてしまってはやはり困るというもの。規模が小さいベンチャーでは、その仕事はその人にしかわからないからどうしよう…なんてことも十分にあり得ますよね。顧客が関わっている案件なら、最悪会社の損失に繋がってしまうことも。
そして、さらに困ってしまうのが社用PCや携帯を回収することができないということです。これは実際に弊社でも起こってしまった事態でした…
【解決策】
・連絡先をいくつか把握する
これは先述の「連絡手段の確保」のパートでもご紹介させていただきましたが、連絡が途絶えるに対する解決策はもはやこれしかないといっても過言ではありません。大切なのは「本人以外の連絡先も把握すること」です。万が一に備え、契約書を書いてもらう時点で必ず緊急連絡先や自宅の連絡先も一緒に記入してもらうようにしましょう。
Case.2「大学を卒業出来なくなってしまった」
これは相手が学生である以上、避けては通れない問題です。残念なことに弊社でも起こってしまいました…とはいっても卒業に関してはどうしても個人の問題として処理するしかない…というのが受け入れる企業側の対処方法になってしまいますよね。
もちろん卒業は個人の問題であることが大前提ですが、卒業することが出来なかった理由に長期インターンシップを挙げられないよう、最大限彼らの学ぶ時間への配慮が求められます。
【解決策】
・参加を強制しない
・テスト期間など予め学生の都合を細かくヒアリング
・あくまでも学業を優先することを事前に伝える
以上のことを行いつつ、インターン生が学業と両立出来るように出来る限りサポートしましょう。
Case.3 「情報の漏えい」
最も恐ろしいのがSNS問題です。意図せずにTwitterなどで発信してしまったことが実は重要な情報で…なんてことはリスクの一つとしてあり得ること。社内情報を軽率に投稿してしまうということは、実際に弊社でも起こりました。結果として重大事になるようなことではなかったため、まだ良かったものの、これが顧客情報などに繋がってしまえば会社の信頼を地に落とすこととなってしまいます。
また、SNSに限らず、飲食店で顧客名を言ってしまうといったことも十分にあり得る話なので、長期インターンシップを実施する企業は事前に以下のことを実施しましょう。
【解決策】
・誓約書に予め情報漏えいに対する注意事項を入れる
・入社後、情報の扱いに対する注意喚起を行う
・SNSのガイドラインを作成、徹底させる
白潟総研について
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