会議を円滑に進める「ファシリテーション」の必要性と育成方法

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社会変化が激しい近年、企業活動においても多種多様な意見を持った人が集まり、協働する機会が増えていきます。だからこそ、多様性を生かして、柔軟に対応しながらより高い目標へと組織を導く「ファシリテーション」スキルが重要だと注目されています。そして、ファシリテーションを実効するのがファシリテーターの役割。では、効果的なファシリテーションが行えるファシリテーターにはどのようなスキルが求められるのでしょうか。

今回はファシリテーションの必要性を確認するとともに、ファシリテーター育成について詳細にみていきましょう。

ファシリテーションとは

企業では日々、多くの会議が行われています。こうした会議がうまく円滑に進むように段取りをし、進行・支援をすることをファシリテーションと言います。そして、その役割を担う人がファシリテーターです。

ファシリテーションの目的

ファシリテーションは、会議が円滑に進むようにする技法として理解されていることが多いのですが、それだけを目的として活用されるものではありません。

ファシリテーションで重視されるのが、会議やミーティングに参加した人たちが次のような状況を導き出すことなのです。

・納得する

・理解する

・腑に落ちたと意識する

つまり、ファシリテーションは企業活動の生産性を高めるため、そこに関わる人々がスムーズに活動を行えるように支援をすることを指します。そして、物事がうまく運ぶようにかじ取りをすることが大事な役割でもあるのです。

ファシリテーションを活用できる分野

企業での会議やミーティングにおけるファシリテーションが注目を集めていますが、この技法は、他の分野でも有効であると考えられます。

活用できる分野　例）

・組織の問題解決や活性化

・まちづくりやコミュニティでの合意形成

・生涯学習や市民教育における課題解決

その意味をもう少し深く理解するために、ファシリテーターと司会者との違いを確認しておきましょう。

ファシリテーターの役割：司会者との違い

どのような会議においても、進行役を担う「司会者」が設けられます。会議を進めるという意味においてはファシリテーターと同じ役割を担っていると言えます。

では具体的に、その2つの役割にはどのような違いがあるのでしょうか。

司会者

会議の流れを滞らないようにするため、事前に設定された順番通りの内容を、予定時間通りに進行させることが大きな役割です。つまり、会議の外面的な過程（事前のプログラム確認、段取り、進行など）を主に担います。

しかし、その会議の参加者の合意形成や導き出された結論をまとめ、参加者に理解を促すことに関しては司会者の役割ではありません。

ファシリテーター

ファシリテーターは司会者と同様に、会議が円滑に進むように段取りをし、常に会の流れが滞らないような働きかけをします。また、参加者が有意義なものであったと実感できるように、会議における総意や結論に全員が納得できる状態へと導くことも担います。

そのためには、次のように参加者の考え方や発言に注意をはらうことも重要な役割となることでしょう。

・全員の意見をうまく議論の場に引き出す

・わかりにくい意見やかみ合わない議論などを言い換えたり、問い直しをしたりする

こういった取り組みによって、全員がより納得感のある、充実した結論へと到達するよう、会議を適切に進行していく存在なのです。

ファシリテーターを育てる

ファシリテーションがうまくいくかどうかは、ファシリテーターの力にかかっていると言えるでしょう。では、どのようなスキルが必要であり、そのスキルを高めるには、人材をどのように育てていけばよいのでしょうか。まず、必要だと思われるスキルを見ていきましょう。

ファシリテーターに必要なスキル

実際にうまくファシリテーションをするためにはどのようなスキルが必要なのか考えてみましょう。会議を円滑に進めるためにも、ファシリテーターには次のような4つのスキルが必要だと考えられます。

場をデザインする力（構成力）　

・この会議は何を目的にするのか

・目的を達成するために誰を参加者として集めるのか

・参加者がどのようなやり方で議論を行うのか

こういった事前の段取りを行うこともファシリテーターの役目です。そのためにも議論の進め方や論点などを参加者全員に提案し、共有してもらう必要があります。つまり、参加者全員が会議の目的を理解し、活発な意見を出し合えるような議論の場を作るための力が求められるのです。

また、会議がはじまったときには、参加者が意見を出しやすい雰囲気を作ることも重要です。場の雰囲気を予想することや参加者の考え方、特徴を事前に理解しておくための準備力も必要になるでしょう。

対話を引きだし、受け止める力（質問力・傾聴力）　

会議がはじまると、可能な限り参加者全員からの意見を引き出し、全体としての理解と共感を深めることが重要です。そのため、発言された内容を受け止め、全員が理解できるように不明点があれば質問と応答を繰り返しながら、よりアイデアが広がるように導きましょう。

また、会議で出た意見が単独で留まることがなく、次々と広がるように、参加者間で共有できる状況を作り出すことが重要です。そのため、意見を十分に聞きとり、内容を理解し、すばやく分析することで、多くの参加者に理解できる意見へと深めていく力が必要となるでしょう。そのためには、適切な質問をするための能力が求められます。

議論を整理し、分析する力　（構造化・分析力）

多くの参加者からの意見が十分に出たら、適切なタイミングで全員が理解できるように、今までの意見を見える化し、論理的に議論を絞り込んでいくことが必要です。

そのためには、出された個別の意見や広がったアイデアを整理して、全体像を把握し、分析する力が求められるでしょう。

まとめ、融合させる力（合意形成力）

会議のなかでは方向性が一致している意見や、異なった意見が出ます。そうしたさまざまな意見を対立させたままにせず、会議として納得できる結論を出さなければなりません。

そのためには、異なる意見を融合させ、共有されるものへとまとめる力が求められるでしょう。

ファシリテーション力を鍛えるために

ファシリテーション力を鍛えるためには、経験を積み、対応方法を身につけることが重要です。では実際に、どのようなことを意識すれば、ファシリテーターとしてファシリテーション力を身に付けられるのか、そのポイントを紹介しましょう。

目的の共有を意識する　

参加する全員が会議やミーティング、プロジェクトの開始にあたり、何のために行うのか、という目的を把握している状況を準備することを心がけましょう。

多様な意見を引き出す

賛成・反対で意見を区別するのではなく、どのような意見であってもすべてを引き出すことを心がけましょう。参加者それぞれに異なる意見があっても、発言しやすい状況を作り出し、全員が納得するように進行することが重要です。

意見を深掘りする

参加者はそれぞれに表現力も、意見も異なります。出された意見を全員が正確に理解できるように、質問を繰り返したり、別の表現で言い換えて確認をしたりしながら、深掘りをするように心がけましょう。

出された意見を公平に整理し、分析する

ファシリテーターは自分の意見と異なる意見がでた場合、賛成・反対を意識するのではなく、傾聴することを重視する必要があります。そのうえで、全員でそれぞれの意見についてさらなる議論を深めていくことを意識しましょう。

場を俯瞰して眺め、目的を見失わない（軌道修正をする）

活発に意見がでる会議では、意見の出し合いによって、混乱が起こったり、白熱しすぎることで目的を見失ったりすることがあります。そうした際にもファシリテーターは客観的に全体を捉え、目的から論点がずれないように軌道修正を行います。

そうした全体を客観的に見る姿勢を常に意識しておくようにしましょう。

ファシリテーションの基本的なやり方

ファシリテーターとして会議を進行していくときは、まず自分の精神状態を安定させ、最高の状態で臨むようにしましょう。姿勢を正し、丹田に重心を置き、口元を引き締め、口角を上げてみるのも、気持ちを集中させ、安定した精神状態へと整えるための方法として有効です。

では、具体的に会議におけるファシリテーションを事例に基本的なやり方をみていきましょう。

参加者全員の意識と思考を会議内容へと集中させる

参加者に会議の目的を伝え、共有する。
会議のゴールを共有する。

ゴールを達成することの必要性を伝え、達成した結果、どのようなことが実現できるのかを共有する。

会議全体のアジェンダを伝える。

このような手順で、参加者全員が会議に集中して、意見を出せるように導きます。

会議の進め方、注意点・禁止事項を伝える

自分がファシリテーターであることを伝える。
会議の終了時間を伝える。
会議中の発言に対して、途中で遮ったり、否定したり、発言者に対する批判などは禁止であることを伝える。
会議中に混乱や進行に滞りが発生した場合は、ファシリテーターが介入し、議論を整理することを伝え、了解を得ておく。また、発言に対して整理するため、あるいは深めるために問いかけを行うことがある点も伝え、了解を得る。

このような手順で、活発な意見が全員から出るような環境を作りながら、必要なときは軌道修正を行い、進行を促します。