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企業が候補者に対し、採用決定の事実を伝えたうえで内定を正式に通知する「内定通知書」。企業と社員は雇用契約を結ぶ必要があることから、採用のプロセスにおいても正式な手順を踏む必要があります。
しかし、そもそも内定通知書の内容が確定しないと、入社までのスケジュールが候補者に周知できないなどのトラブルに発展することも。そこで今回は、内定通知書に記載すべき内容や、参考にしたいテンプレートや例文も紹介します。
内定通知書とは
内定通知書とは、企業から候補者に対して採用の内定を知らせるための書面です。しかし、内定通知書以外にも採用通知書という書類もあり、両者の違いが分からない方も多いことでしょう。
そこで、内定通知書を送付することで法律上どのような拘束力が発生するのか、採用通知書との違いについても解説します。
内定と内々定の違い
内定通知書を理解するためには、「内定」の意味を正しく把握しておく必要があります。「内々定」との違いも含めて紹介しましょう。
そもそも内定とは、企業から候補者に対して採用が決定したことを通知した後、候補者から正式に入社の意志を確認した状態のことを指します。すなわち、「内定通知書」という書面を交わすことで、正式に内定となるのです。
これに対し内々定は、書面を交わすことなく、内定した事実または内定見込みがあることを口頭などで伝えることを指します。
内定通知書と採用通知書の違い
内定通知書と採用通知書の定義は以下のとおりで、両者には明確な違いがあります。
- 採用通知書：企業から候補者に対して、採用が決定したことを通知する書類
- 内定通知書：採用通知書を候補者が受け取り、正式に入社の意志を示し内定が決定した際に発行する書類
採用通知書とは、企業から候補者に対して採用の意志があることを伝える書面であるのに対し、内定通知書は候補者から入社の意思を確認したうえで発行するという違いがあります。
すなわち、候補者が採用通知書を受け取っただけでは正式に内定はされておらず、内定通知書を受け取って初めて内定が成立するということになります。
内定通知書の法的拘束力
企業が内定通知書を発行し候補者が受け取るということは、一定の法的拘束力が発生することも意味します。
「法的拘束力」とは、内定が正式に決定したことを証明したうえで、企業側が合理的な理由がなく内定を取り消すことができないことを指します。
採用通知書はあくまでも企業から候補者に対して採用の意志があることを伝えるものであり、この時点では内定が決定していないために、法的拘束力は発生しません。
しかし、内定通知書の発行後は正式に内定が決定するため、候補者が内定通知書を受け取った後は法的拘束力が発生することになります。
内定通知書に記載すべき項目とその理由
内定通知書には決められたフォーマットはありませんが、記載すべき項目はいくつか存在します。どのような内容を記載しなければならないのか、その理由もあわせて解説しましょう。
必須項目
内定通知書に記載が必須な項目は以下の5点です。
1.採用決定の事実
自社の募集に応募してくれたことへのお礼を述べるとともに、選考の結果、採用が決定した事実を知らせます。
採用決定の事実が記載されていないと、候補者はなぜ内定通知書が届いたのか分からず戸惑ってしまうためです。
2.入社日および入社までのスケジュール
入社式の日時、および当日以降のスケジュールも簡単に記載しておきましょう。入社式までの間に研修などで出社しなければならない日があれば、その日程も記載します。
スケジュールが明確に記載されていないと、候補者は入社までの準備が間に合わないこともあるためです。
3.労働条件
労働時間や休日日数、基本給、福利厚生など、労働条件の内容を記載しましょう。なお、内定通知書の中には記載せずに、別途「労働条件通知書」という書類に明記し送付する方法もあります。
入社後に労働条件を巡って候補者との間でトラブルになることを避ける意味でも、内定通知書に労働条件を明記しておくことは重要です。
4.人事担当の連絡先
入社までの間に質問や疑問が出てきた場合、候補者からの問い合わせに対応する連絡先を記載しておきましょう。
内定者のフォロー体制を整えておくことは内定辞退の抑止にもつながるため、連絡先の記載は必須といえます。
5.内定取消事由
万が一、企業から候補者に対して内定を取り消さざるを得ない事態に発展した場合に備え、内定取消事由（理由）を記載しておきましょう。一般的な内定取消事由は以下のとおりです。
- 虚偽の内容をエントリー書類に記載していた
- 健康上の理由で就業できなくなった
- 学校を卒業できる見込みがなくなった
- 犯罪行為・反社会的行為を犯した
内定通知書と一緒に同封する書類
郵送で内定通知書を送付する場合、一緒に同封したほうが良い書類を3つ紹介します。
添え状
「添え状」とは、書類を送付する際の挨拶文を記載した書面です。時候の挨拶や採用へ応募してくれたことのお礼に加えて、同封した書類の名称を記載します。
また、候補者自身が記入したうえで返信が必要な書類と、返信の期日も明記しておくと分かりやすいでしょう。
内定受諾書
「内定受諾書」とは、候補者が正式に内定を受諾し入社の意志を示す書類です。候補者自身が署名および捺印し返送してもらう必要があります。
労働条件通知書
内定通知書とは別に労働条件を記載した書類を送付する場合には、「労働条件通知書」を同封しておきましょう。内定通知書に記載する労働条件と同様、労働時間や休日日数、基本給、福利厚生などを明記しておきます。
内定通知書・内定受諾書のテンプレート（例文）
内定通知書や内定受諾書はどのような書式で作成すれば良いのでしょうか。上記で紹介した記載すべき項目を取り入れながら、テンプレート（例文）を紹介します。
内定通知書のテンプレート
〇〇 〇〇 様
令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇〇 代表取締役社長〇〇〇〇
内定通知書
拝啓
時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は当社の採用試験にエントリーいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討の結果、貴殿の採用が内定いたしましたので、ご案内させていただきます。
同封の書類をご確認いただき、署名および捺印のうえ、下記の期日までにご返送いただきますようお願い申し上げます。
なお、入社予定日は令和〇年〇月〇日です。
ご不明点がございましたら、下記連絡先までお問い合わせくださいませ。
敬具
記
1. 同封書類：内定承諾書 入社誓約書 身元保証書
2. 提出書類の返送期限：令和〇年〇月〇日
以上
お問い合わせ先：人事部〇〇
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇
内定受諾書のテンプレート
令和〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇〇
代表取締役〇〇〇〇様
内定承諾書
この度、貴社からの採用内定通知を受領いたしました。
下記の事項を了承のうえ入社を承諾いたします。
記
1.入社日の令和〇〇年〇月〇日に出社いたします。
2.内定承諾書の提出後は、無断および正当な理由なく入社を拒否しません。
3.提出の指示があった書類は所定の期限までに提出します。
4.提出した書類などに変更が生じた場合、ただちに文書でご連絡します。
万が一、内定期間中に下記のような事項が生じた場合、採用内定を取り消されても不服申し立てはいたしません。
- 健康上の理由により就業が困難となった時
- 提出した書類に虚偽の記載内容が発覚した時
- 入社日までに卒業できない時
- 上記以外で就業に支障をきたす重大な事象が発生した時
以上
現住所
◯◯ ◯◯ 印
内定通知書の送付方法
内定通知書の送付する際には、主にメールや郵送といった方法があります。それぞれのメリット・デメリットを紹介しましょう。
メール
候補者のメールアドレスが分かっている場合には、内定通知書をメールで送付する企業もあります。
メールのメリット
メールによる内定通知書の送付は、候補者に対して採用決定の事実を即座に伝えられるメリットがあります。書面の発送から到着までのタイムラグをなくすことで、候補者からの「通知書が届かない」といった問い合わせも減らせるでしょう。
メールのデメリット
法的拘束力のある内定通知書は、メールとは別に正式な書面として送付する企業も少なくありません。候補者にとってはいち早く結果を把握できる安心感があるものの、企業にとっては二度手間になるケースも多いです。
郵送
次に、内定通知書を郵送する場合のメリットとデメリットを紹介しましょう。
郵送のメリット
郵送の場合、封筒に入れて送付するケースが多いため、内定受諾書や労働条件通知書といった書類も複数同封できるメリットがあります。
また、書留などの方法で送付することで客観的な証明にもなり、候補者が受け取っていないといったトラブルも未然に防げるでしょう。
郵送のデメリット
郵送は書類の発送から到着まで数日間のタイムラグがあるため、候補者に対して即座に内定の事実を伝えられません。
また、書類を印刷し封筒へ入れ、宛名を記載するといった手間がかかるほか、切手代などのコストがかかってしまうこともデメリットとして挙げられるでしょう。
内定通知書の記載漏れを未然に防止しよう
内定通知書とは内定が決まったことを知らせる書類で、採用通知書とは異なり法的拘束力が発生します。
内定通知書は所定のフォーマットが決まっているわけではないものの、入社日までのスケジュールや労働条件、担当者の連絡先など、記載すべき内容はさまざまです。
今回紹介したテンプレートの例文も参考にしながら、内定通知書を作成してみてはいかがでしょうか。
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