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コロナ禍によって、採用の一般的なスタイルとなりつつある「オンライン面接」。場所にとらわれることがなく手軽に面接を行えるメリットがある一方で、コミュニケーションの質が低下するといった問題に直面している企業も少なくありません。
オンライン面接が失敗しやすい理由として、どのような原因が考えられるのか、それを解決するためのコツも合わせて紹介します。
オンライン面接とは
はじめに、オンライン面接と従来の面接は何が違うのか、メリットを解説するとともに、オンライン面接の準備や流れについても紹介します。
オンライン面接と対面での面接の違い
オンライン面接とは、主にビデオ会議システムなどを用いてオンライン上で行う面接のことを指します。
オンライン面接では、従来の面接のように物理的に対面で候補者と会うことがありません。そのため、遠方在住の候補者とも面接がしやすいほか、面接の日程調整がしやすい、交通費が節約できるといったメリットがあります。
新型コロナウイルスの感染拡大によって企業にテレワークの実施が求められるようになりましたが、採用活動においても人との接触を極力減らすためにオンライン面接の導入が広がっています。
オンライン面接の流れ
オンライン面接を実際に行う場合、どのような流れで進めれば良いのでしょうか。大きく分けて、4つのステップを解説しましょう。
インターネット接続・デバイスの準備
はじめに、パソコンやタブレット端末などを起動し、インターネットに接続できるかを確認しておきましょう。また、「Zoom」や「Skype」といったビデオ会議システムのアプリケーションが正常に起動できるかも確認が必要です。
オンラインで用いるビデオ会議システムは、映像と音声が途切れないようインターネットの接続スピードも重要です。また、音声がクリアに相手に伝わるよう、パソコンやタブレット端末に内蔵されているスピーカー・マイクよりも、マイク機能付きのヘッドホンを使用することがおすすめです。
場所の確保
面接を行う場所選びも重要なポイントです。執務スペースではさまざまな人の会話が入り込むことが多いため、お互いの声が聞こえづらくなることもあります。そのため、オンライン面接を行う際には、会議室や個室ブースなど騒音が生じない場所を用意しましょう。
ビデオ会議システムの接続テスト、音声・映像のテスト
パソコンやタブレットの起動およびインターネットへの接続が確認できたら、ビデオ会議システムを起動し接続テストを行いましょう。多くのビデオ会議システムは、ミーティングに参加する前にカメラや音声が正常であるかをチェックする機能があります。
オンライン面接終了後、退室
オンライン面接が無事終了したら、ビデオ会議システムから退室します。お疲れさまでした。
このようにオンライン面接は、対面に比べると作業量と時間も軽減できます。つまり、企業・リクルーター、いずれにとっても効率的な手段といえるでしょう。
オンライン面接がうまくいかない理由
オンライン面接の経験やノウハウが少ない企業では、さまざまな理由でスムーズに進まないこともあります。失敗しがちな2つのパターンについて解説しましょう。
通信トラブルなどによる時間のロス
ひとつ目は、パソコンやタブレット端末、およびインターネット回線の接続トラブルが挙げられます。オンライン開始直前にインターネットに接続できなくなったり、面接の途中で通信回線の切断・遅延が発生したりすることもあります。
また、ノートパソコンやタブレット端末を利用する場合、デバイスのバッテリー残量がなくなるケースも考えられるでしょう。その他、予期せぬ故障や不具合によって時間が大幅にロスし、十分な面接時間を確保できないことがあります。
ハードウェアや通信回線が不具合を起こしてしまうと、物理的にオンライン面接そのものが続行不能になり、あらためて面接日程を調整しなければならなくなります。
コミュニケーションの質が低下する
もうひとつのポイントは、コミュニケーションの質が低下することです。オンライン面接では、手の動きやわずかな表情の変化、目線など、非言語によるコミュニケーション量が低下する傾向があります。
また、通信回線の影響により、わずかなタイムラグも発生するため、対面での会話に比べてスムーズなコミュニケーションが取りにくくなります。
その結果、候補者の雰囲気や特性、人柄などといった細かな情報が把握しづらく、社風に合わない候補者を採用してしまうなど、採用のミスマッチが発生しやすいのもオンライン面接ならではの問題点といえるでしょう。
オンライン面接を成功させるためのコツ
では、上記で紹介した通信トラブルや機材トラブル、コミュニケーションの質を改善し、オンライン面接を成功させるためにはどのようなコツがあるのでしょうか。3つのポイントに分けて解説します。
チェックリストを活用し機材トラブルを防止
通信トラブルや機材トラブルを防止するためには、チェックリストの活用がおすすめです。
ビデオ会議システムが起動できるか、インターネットに接続できるか、カメラやマイク、スピーカーは正常に動作するかといった項目を用意し、あらかじめチェックしておきます。
また、万が一インターネット接続や機材にトラブルが発生した場合に正しく対処できるよう、トラブルシューティングのマニュアルも用意しておくと良いでしょう。
オンライン面接ならではのマナーに注意する
オンライン環境下でもスムーズなコミュニケーションを実現するためには、オンライン面接ならではのマナーに注意する必要があります。一例としては以下のポイントが挙げられます。
カメラと適度な距離を保つ
カメラとの距離が近すぎると圧迫感を与えてしまいます。胸元よりも少し上からカメラに収まるように位置を調整しましょう。
目線の角度をカメラと並行にする
見下げるようなアングルも圧迫感を与えてしまうため、できるだけカメラと目線が平行になるように調整しましょう。
声が聞こえていることを示す（うなずき、ジェスチャーなど）
会話の途中で何もアクションがないと、相手は自分の声が聞こえているのか不安になります。しかし、オンライン環境下では相手の発言中に声をはさんでしまうと音声が重複し、コミュニケーションが滞ることもあります。
そのため、“うなずき”など、声を発することがなくアクションすることが重要です。
採用のミスマッチを防止するための対策
コミュニケーションの質が低下しがちなオンライン面接では、採用のミスマッチを防ぐためにさまざまな工夫も必要です。
たとえば、一次面接では把握しきれなかった部分や懸念点があった場合、申し送り事項として引き継ぎ二次面接以降に役立てる方法もあります。候補者の性格や雰囲気など、分からない部分を具体的に引き継ぐことにより、次回の面接時に重点的に確認できるでしょう。
オンライン面接には採用代行サービスの活用もおすすめ
今回紹介してきたように、オンライン面接は遠方の候補者とも手軽に面接ができるメリットがある反面、コミュニケーションの質が低下し、採用のミスマッチを起こしやすいといった懸念があることも事実です。
オンライン面接ならではの問題をクリアするためには、通信環境や機材トラブルを防止するための基本的な対策はもちろんのこと、マナーに注意することが重要に。
また、オンライン面接のノウハウが少ない場合には、採用代行サービスの活用を検討してみることもおすすめします。社風に合った人材の見極めなど、採用のミスマッチにつながると期待できることでしょう。
参考：
- オンライン面接をスムーズに進めるポイントとは？役立つツール5選｜HirinGeek
- 新卒採用「リアルで会わずに内定」5割の衝撃 オンライン面接の功罪｜日経ビジネス
- 社長のオンライン面談について本気で学生にダメ出しもらってみた｜note
- オンライン面接でよくある失敗｜オンライン面接ツールガイド
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