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企業にとって、「雇用」は自社が成長を持続させるうえでもっとも重要な要素といえます。特に即戦力を求める中途採用の場合、少しでも優秀な人材の確保には、多くのコストと時間をかけることでしょう。しかし、それでも雇用のミスマッチによる早期退職リスクはゼロではありません。
そこで、近年注目されているのが「リファレンスチェック」。今回は、優秀な人材確保に欠かせないリファレンスチェックについて、概要や導入のメリット、注意点、実行する際の流れ、そして、具体的な質問事項まで、徹底的に解説します。
リファレンスチェックとは？
企業と求職者のミスマッチを防ぐための施策であるリファレンスチェックの概要、似たような施策として以前からある前職調査との違いについて説明します。
リファレンスチェックの概要
リファレンスチェックとは、採用活動において、企業と求職者とのミスマッチを防ぐために行われる施策のことを指します。求職者本人以外で前職に関わっていた人に求職者の同意を得たうえで、実際の業務実績や人となりを確認する方法です。ただし、同意を得ないもしくは拒否されたにも関わらず、リファレンスチェックを行うのは違法行為となるので注意しましょう。
リファレンスチェックと前職調査の違い
求職者の前職を調べるといった点で、経歴書に詐称はないか、経歴書には記載されていない金銭的なトラブルがなかったかどうかを聞く「前職調査」と混同してしまうケースも少なくありません。ただし、近年は個人情報保護の観点から、前職に確認しても回答を得られないケースも多く、前職調査を行う企業は減少しています。
リファレンスチェックは、求職者本人に確認をとったうえで行う点が前職調査と大きく異なるところです。さらに、調査内容も前職での実績や人となり、コミュニケーション能力など人やスキルを調査する点が前職調査とは異なる点といえるでしょう。
リファレンスチェックを実行するメリット
リファレンスチェックを実行する主なメリットは、「採用業務の効率化」「採用リスクの低減」「優秀な人材確保の可能性アップ」などです。それぞれについてみていきましょう。
採用業務の効率化
リファレンスチェックの実行により、面接だけではわからない求職者の人となりを知ることができれば、面接時間の短縮や回数の低減が可能です。その結果、採用業務の効率化が実現するでしょう。
採用リスクの低減
企業側が求める人物像に合致しているかどうかは、短期間での面接だけでは判断が難しいところです。特に労働条件や人間関係などは、本人に聞くだけでは企業側とすり合わせるのは困難でしょう。そのため、入社してから自社が求める人材ではなかったと気づいてしまう可能性もあります。
そこでリファレンスチェックにより、求職者の周囲にいた人から客観的な情報を入手できれば、面接時と実際の本人像のギャップを埋められます。企業と求職者のミスマッチが防げ、採用リスクの低減も可能です。
優秀な人材を確保できる可能性が高まる
リファレンスチェックを実行すれば、求職者がどのような環境で働ければモチベーションが上がり、能力を発揮できるのか、何を重視して働いているのか、その価値観を知ることができます。
その結果、企業側が本当に必要だと感じた求職者に対し、求職者の価値観に合わせたオファーができるようになり、入社してもらえる可能性も高まるでしょう。
リファレンスチェック実行の流れ
リファレンスチェックを行う際、求職者からリファレンス先を紹介してもらう場合と企業側がリファレンス先を探す場合でそれぞれの流れについて説明します。
求職者からリファレンス先を紹介してもらう場合の流れ
- 求職者にリファレンスチェックを行うことについて承諾を得る
- 求職者にリファレンス先の相手となる人物の連絡先を教えてもらう
- リファレンス先の相手と対面もしくは電話での調査を行う日程の調整をする
- 質問内容の検討
- リファレンスチェックの実行
- 回答をもとにレポートを作成
企業（外部調査会社）側がリファレンス先を探す場合の流れ
- 求職者にリファレンスチェックを行うことについて承諾を得る
- 前職の会社や同業他社のネットワーク、もしくは外部調査会社を使ってリファレンス先の相手を見つける
- リファレンス先の相手と対面もしくは電話での調査を行う日程の調整をする
- 質問内容の検討
- リファレンスチェックの実行
- 回答をもとにレポートを作成
リファレンスチェックの具体的な質問事項
リファレンスチェックでは、リファレンス先の相手にどのような質問をすればよいのでしょう。ここでは、質問する項目の具体例を紹介します。
勤務実績
- 在籍期間
- 職務経歴（過去も含めて）
- 役職・職務内容・給与など
職務能力・スキル
- 実績や成果
- トラブル時の対応
- リーダーシップ
- 業務に関する具体的な能力・スキル
- 得意分野と不得意分野
人物像
- 長所や短所
- コミュニケーション能力
- 責任感や自主性
- 上司や部下との人間関係
- 勤務態度（就業中の態度や遅刻・欠勤が多かったかどうか）
- また一緒に働きたいと思うかどうか
リファレンスチェックを実行する際のポイント
企業がリファレンスチェックを行う際の主な注意点は、「法律に則して行うこと」「リファレンスチェックを行う時期」「リファレンスチェックの結果だけで判断しないこと」などが挙げられます。ここではリファレンスチェックの実行で失敗しないためのポイントをみていきましょう。
説明責任をしっかりと果たす
求職者に対して、リファレンスチェックの説明をしっかりと行い、必ず同意を取りましょう。また、リファレンス先の相手に対しても説明を怠らず、丁寧に行ってください。特に個人情報の保護に関する法律の遵守は必須です。
リファレンスチェックは早い段階で行う
リファレンスチェックは、できるだけ早い段階で行うのがポイントです。内定を出してしまった後では虚偽があったり、自社の求める人物ではなかったりといった判断をしたとしても、内定取り消しができない場合もあります。内定後のトラブルを避ける意味でも、できるだけ早い時期に行うのがおすすめです。
リファレンスチェックの結果をうのみにしない
採用業務において、リファレンスチェックは大きな効果が期待できますが、それだけを採用基準にしてしまうと、失敗に終わる可能性も高まります。リファレンスチェックはあくまでも前職での求職者の評価であり、現在の本人評価と合わせ、総合的に判断することが重要です。
採用業務のさらなる効率化を目指すなら採用代行サービスの活用もおすすめ
リファレンスチェックは、面接や経歴書だけではわからない求職者の能力や人となりを知るうえで大きな効果を発揮します。うまく活用すれば、面接時間の短縮や面接の回数低減が実現し、採用業務の効率化も可能です。
ただし、リファレンスチェックは、個人情報保護法をしっかりと把握したうえで行わないと、法に触れてしまうリスクもあるため、十分な注意を払う必要があります。また、採用担当者自らがリファレンスチェックを行う場合、慣れていないとかえって非効率になってしまう可能性もあるでしょう。
そこで、おすすめなのが採用代行サービスの活用です。採用担当者はリファレンスチェックに集中し、採用業務自体は代行サービスに依頼すれば、効率的に採用業務を進めていけます。採用業務の効率化や優秀な人材確保にお困りの際は、お気軽にご相談ください。
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